Amélioration des procédures

Que ce soit pour un entrepreneur individuel ou une multinationale, tout le monde suit des « procédures », même si elles ne sont écrites. Par exemple, un commerçant a défini comment il organise son magasin. Il ne l’a pas écrit mais, il range toujours les articles selon un ordre précis: c’est une procédure.

Si ce même commerçant gère désormais une grande surface, il devra écrire les procédures pour que ses collaborateurs rangent les articles comme il le souhaite. Sinon, chacun fera à son idée.

Donc, plus l’entreprise est importante, plus les procédures devront être prévues, précises et surtout « améliorées ». Les procédures évoluent en permanence au gré des évolutions et des nouvelles technologies. désormais, les procédures sont dématérialisées, disponibles sur ordinateurs, tablettes et smartphones. les utilisateurs doivent suivre le process demandé par une application (rentrée de données, autorisations, signatures …).

L’enjeux est simple : organiser au mieux l’entreprise pour qu’elle soit plus performante.

Une procédure dans le domaine de l’entreprise et des affaires désigne une manière spécifiée d’effectuer un ensemble de tâches. Elle représente la mise en œuvre de tout ou d’une partie d’un processus et est destinée à être reproductible.

Les procédures permettent de formaliser “qui fait quoi, quand et comment”. Elles clarifient les responsabilités et les tâches des collaborateurs, que ce soit au sein leur équipe ou entre différents services de l’entreprise

D’une manière générale, elles sont utiles lorsque les compétences d’une personne ne lui permettent pas de réaliser une tâche en toute autonomie.

Elles ont également comme fonction de s’assurer d’une exécution identique à la précédente, pour un résultat constant. Un point important dans les services où les femmes et les hommes sont les producteurs des services.

Les procédures sont pertinentes lorsque :

• Les enjeux sont conséquents (l’erreur n’est pas permise pour des questions de coût ou de sécurité)
• Un collaborateur est remplacé ponctuellement ou définitivement (les procédures servent de document de formation)
• Une tâche précise est exécutée rarement (par exemple 1 fois par an ou en cas d’incident)
• Une action est complexe
• L’entreprise souhaite standardiser une pratique (pouvant être conduite de différentes façons)
• Les mêmes questions reviennent régulièrement

Conseils de rédaction :

Le premier est le plus évident : la simplicité et l’efficacité. Le document doit répondre à sa raison d’être qui est de conduire une opération de manière efficace pour obtenir le résultat attendu.

Il est impératif de donner suffisamment de détails, mais pas trop pour ne pas rendre le document complexe et décourageant. Une procédure bien construite est une source de motivation pour celui qui va l’utiliser.

Sur la forme, opter pour une mise en page aérée et ne pas hésiter à utiliser des dessins, schémas. Ceux qui fonctionnent sous un mode essentiellement visuel vous remercieront.

Une solution pour impliquer les utilisateurs est de les aider à s’approprier les procédures en les faisant vivre, en apportant des améliorations pour les rendre encore plus opérationnelles, plus efficaces.

Public expert  :

• Vous propose une méthode et des outils numériques pour organiser vos procédures
• Vous permet aussi de tester les procédures pour en vérifier la pertinence
• Vous aide à améliorer les procédures

Les conseils et le point vue d’un expert extérieur vous permettra d’avoir un regard critique sur vos procédures.

Trop souvent, le chef d’entreprise à  » le nez dans le guidon » et n’a pas conscience des points faibles de ces procédures.

Par exemple :

• La procédure pour tenir et gérer la caisse de son magasin n’est pas fiable. Le risque est le vol de la part de ses employés.
• La procédure de sécurité des chantiers n’est pas fiable: le risque est l’accident et le mise en cause de l’entreprise.
• La procédure pour encaisser les créances n’est pas fiable : le risque est de perdre ces créances.